DIRETO AO PONTO: Concluímos ser possível o órgão gerenciador decidir acerca da inclusão de itens que serão utilizados apenas pelos órgãos participantes em ata de registro de preços e, sendo esse o caso, recairá sobre os órgãos participantes o dever de elaborar os atos pertinentes ao planejamento da solução que terá seu preço registrado, enquanto sobre o órgão gerenciador recai a competência para consolidar essas informações, processar a licitação e gerenciar a ata.

FUNDAMENTAÇÃO

A instituição de ata de registro de preços para atendimento de demandas comuns do órgão gerenciador e de órgãos participantes revela-se, no mais das vezes, medida capaz de diminuir custos administrativos e potencializar ganhos de economia de escala.

Nesse caso, o órgão gerenciador se responsabiliza pela condução dos procedimentos para registro de preços e, posteriormente, gerencia a ata dele decorrente. Os demais órgãos e entidades serão considerados órgãos participantes, pois integraram os procedimentos iniciais do sistema de registro de preços (SRP) e a respectiva ata, possuindo, assim, quantitativos do objeto registrado para seu consumo.

Essa orientação é confirmada pelo Decreto federal nº 7.892/2013, ao prever que o órgão gerenciador é o “órgão ou entidade da administração pública federal responsável pela condução do conjunto de procedimentos para registro de preços e gerenciamento da ata de registro de preços dele decorrente” (art. 2º, inc. III). O regulamento também define órgão participante como sendo o “órgão ou entidade da administração pública que participa dos procedimentos iniciais do Sistema de Registro de Preços e integra a ata de registro de preços” (art. 2º, inc. IV).

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O decreto não impõe a existência de uma demanda específica para consumo pelo órgão gerenciador, mas apenas de atribuições voltadas à satisfação da demanda dos órgãos envolvidos na formação do registro de preços.

Logo, entendemos possível realizar licitação para registro de preços para itens nos quais o órgão gerenciador não possua quantitativos previstos para consumo próprio, mas apenas se responsabilize pela instituição e pelo acompanhamento de todo o processo que vise ao atendimento da demanda dos órgãos participantes ou não participantes (se admitida adesão no edital de licitação).

A decisão nesse sentido dependerá, exclusivamente, da anuência do órgão gerenciador, conforme prevê o inciso II do § 3º do art. 4º do Decreto nº 7.892/2013:

Art. 4º. (….)

§ 3 º Caberá ao órgão gerenciador da Intenção de Registro de Preços – IRP:

(…)

II – aceitar ou recusar, justificadamente, os quantitativos considerados ínfimos ou a inclusão de novos itens; e

Sob esse enfoque, considerando que o registro de preços pode ser voltado ao atendimento de necessidades de mais de um órgão e que o regulamento não exige a indicação de quantitativo para consumo do órgão gerenciador, entendemos possível a designação de um órgão que centralize a atividade de gerenciamento do registro de preços, ainda que ele não pretenda contratar todos os itens que serão registrados.

Trata-se de uma decisão administrativa relacionada à ideia de racionalização dos meios empregados para satisfazer os interesses da Administração e da busca de alternativas dirigidas a ampliar a eficiência no atendimento das necessidades públicas.

Contudo, para que um órgão atue apenas como gerenciador da ata de registro de preços, sem ter demanda própria, julgamos necessário existir relação entre essa atuação e sua missão institucional. Do contrário, seria possível apontar desvio ou falta de finalidade na sua atuação como órgão gerenciador, o que comprometeria a validade dos atos administrativos pertinentes a esse procedimento.

Sendo esse o caso, os §§ 5º e 6º do art. 6º do Decreto nº 7.892/2013 atribuem aos órgãos participantes o dever de elaborarem os atos de planejamento da solução, cujo preço será registrado exclusivamente para suas aquisições:

Art. 6º (…)

§ 5º Caso o órgão gerenciador aceite a inclusão de novos itens, o órgão participante demandante elaborará sua especificação ou termo de referência ou projeto básico, conforme o caso, e a pesquisa de mercado, observado o disposto no art. 6º.

§ 6º Caso o órgão gerenciador aceite a inclusão de novas localidades para entrega do bem ou execução do serviço, o órgão participante responsável pela demanda elaborará, ressalvada a hipótese prevista no § 2º, pesquisa de mercado que contemple a variação de custos locais ou regionais.

Ao órgão gerenciador caberá promover a consolidação dessas informações, de modo a definir a estimativa individual e total de consumo que serão licitadas para posterior registro de preço em ata. Nesse sentido, citamos o art. 5º, inciso II do Decreto nº 7.892/2013:

Art. 5º Caberá ao órgão gerenciador a prática de todos os atos de controle e administração do Sistema de Registro de Preços, e ainda o seguinte:

(…)

II – consolidar informações relativas à estimativa individual e total de consumo, promovendo a adequação dos respectivos termos de referência ou projetos básicos encaminhados para atender aos requisitos de padronização e racionalização;