A IN nº 5 de 26 de maio de 2017, da SEGES/MP regula as contratações de serviços para a realização de tarefas executivas sob o regime de execução indireta, por órgãos ou entidades da Administração Pública federal direta, autárquica e fundacional, observarão, no que couber, as fases de planejamento da contratação, seleção do fornecedor e gestão do contrato (art. 1º, inc. I).

Em relação à fase de planejamento da contratação, o art. 20 da IN nº 05/17 prevê que, para cada serviço a ser contratado, deverão ser observadas as seguintes etapas:

I – Estudos Preliminares;

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II – Gerenciamento de Riscos; e

III – Termo de Referência ou Projeto Básico.

A elaboração dos estudos preliminares deve ser feita pela equipe de planejamento da contratação, com base no documento que formaliza a demanda e conforme as diretrizes constantes do Anexo III da IN nº 05/17.

Ao final dessa fase, de acordo com o disposto no § 1º do art. 24 da IN nº 05/17, o documento que materializa os estudos preliminares deverá conter, no que couber, o seguinte conteúdo:

I – necessidade da contratação;

II – referência a outros instrumentos de planejamento do órgão ou entidade, se houver;

III – requisitos da contratação;

IV – estimativa das quantidades, acompanhadas das memórias de cálculo e dos documentos que lhe dão suporte;

V – levantamento de mercado e justificativa da escolha do tipo de solução a contratar;

VI – estimativas de preços ou preços referenciais;

VII – descrição da solução como um todo;

VIII – justificativas para o parcelamento ou não da solução quando necessária para individualização do objeto;

IX – demonstrativo dos resultados pretendidos em termos de economicidade e de melhor aproveitamento dos recursos humanos, materiais ou financeiros disponíveis;

X – providências para adequação do ambiente do órgão;

XI – contratações correlatas e/ou interdependentes; e

XII – declaração da viabilidade ou não da contratação.

No § 2º de seu art. 24, a própria IN nº 05/17 deixa claro o conteúdo mínimo obrigatório que deve constar dos estudos preliminares, aludindo, ainda, no § 3º, sobre a necessidade de o órgão contratante justificar a ausência dos demais elementos:

Art. 24. (…)

(…)

§ 2º Os Estudos Preliminares devem obrigatoriamente conter o disposto nos incisos I, IV, VI, VIII e XII do parágrafo anterior.

§ 3º O órgão ou entidade deverá apresentar justificativas no próprio documento que materializa os Estudos Preliminares quando não contemplar quaisquer dos incisos de que trata o § 1º deste artigo;

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O dispositivo em comento também trata do planejamento dos procedimentos visando à instituição de atas de registro de preços para órgãos gerenciador e participantes. Nesses casos, as competências do órgão gerenciador foram definidas no § 5º, e as atribuições dos órgãos participantes encontram-se no § 6º:

Art. 24. (…)

§ 5º Observado o § 2º deste artigo, nas contratações em que o órgão ou entidade for gerenciador de um Sistema de Registro de Preços (SRP), deve ser produzido um Estudo Preliminar específico para o órgão ou entidade com o conteúdo previsto nos incisos de I a XII, e outro para a formação da Ata contendo as informações dos incisos III, IV, V, VI, VII e VIII.

§ 6º Observado o § 2º deste artigo, nas contratações em que o órgão ou entidade for participante de um Sistema de Registro de Preços (SRP), a equipe de Planejamento da Contratação produzirá as informações dos incisos I, II, IV, IX, X, XI e XII, visto que as informações dos incisos III, V, VI, VII e VIII, considerando a totalidade da ata, serão produzidas pelo órgão gerenciador.

Com base nessa disciplina, de acordo com a IN nº 05/17, no planejamento da licitação para a contratação de serviços contínuos por SRP, caberá à equipe de planejamento da contratação do órgão gerenciador produzir estudo preliminar específico para atendimento de sua demanda, contemplando o seguinte conteúdo:

I – necessidade da contratação;

II – referência a outros instrumentos de planejamento do órgão ou entidade, se houver;

III – requisitos da contratação;

IV – estimativa das quantidades, acompanhadas das memórias de cálculo e dos documentos que lhe dão suporte;

V – levantamento de mercado e justificativa da escolha do tipo de solução a contratar;

VI – estimativas de preços ou preços referenciais;

VII – descrição da solução como um todo;

VIII – justificativas para o parcelamento ou não da solução quando necessária para individualização do objeto;

IX – demonstrativo dos resultados pretendidos em termos de economicidade e de melhor aproveitamento dos recursos humanos, materiais ou financeiros disponíveis;

X – providências para adequação do ambiente do órgão;

XI – contratações correlatas e/ou interdependentes; e

XII – declaração da viabilidade ou não da contratação.

Além desse material, a equipe de planejamento da contratação do órgão gerenciador também deverá elaborar estudo preliminar para formação da ata, consolidando a demanda de todos os participantes desse procedimento, o qual deverá contemplar as informações dos incs. III, IV, V, VI, VII e VIII:

III – requisitos da contratação;

IV – estimativa das quantidades, acompanhadas das memórias de cálculo e dos documentos que lhe dão suporte;

V – levantamento de mercado e justificativa da escolha do tipo de solução a contratar;

VI – estimativas de preços ou preços referenciais;

VII – descrição da solução como um todo;

VIII – justificativas para o parcelamento ou não da solução quando necessária para individualização do objeto;

Por sua vez, cada órgão participante do registro de preços, por meio da sua equipe de planejamento da contratação, deverá produzir estudo preliminar com as seguintes informações, que deverão ser enviadas ao órgão gerenciador para efeito de consolidação e planejamento da formação da ata:

I – necessidade da contratação;

II – referência a outros instrumentos de planejamento do órgão ou entidade, se houver;

IV – estimativa das quantidades, acompanhadas das memórias de cálculo e dos documentos que lhe dão suporte;

IX – demonstrativo dos resultados pretendidos em termos de economicidade e de melhor aproveitamento dos recursos humanos, materiais ou financeiros disponíveis;

X – providências para adequação do ambiente do órgão;

XI – contratações correlatas e/ou interdependentes; e

XII – declaração da viabilidade ou não da contratação.

Por fim, destaca-se que, adotado o racional da IN nº 05/17, inexiste um único documento que envolva a atuação concomitante tanto do órgão gerenciador quanto dos órgãos participantes.

Nota: Esse material foi originalmente publicado na Revista Zênite – Informativo de Licitações e Contratos, na seção Perguntas e Respostas. A Revista Zênite e o Zênite Fácil esclarecem as dúvidas mais frequentes e polêmicas referentes à contratação pública, nas seções Orientação Prática e Perguntas e Respostas. Acesse www.zenite.com.br e conheça essas e outras Soluções Zênite.