É possível aderir a uma ata de registro de preços que nunca foi aberta a outros órgãos ou entidades?

A dúvida não é retórica. Em tempos de hiperconveniência administrativa e soluções prontas para problemas mal diagnosticados, a adesão a atas de registro de preços (ARP) continua sendo um expediente sedutor – e, por vezes, mal compreendido.

Já alertei, em artigo anterior,^[1] para os riscos da adesão indiscriminada como atalho à margem do planejamento institucional. Agora, é preciso dar um passo adiante: mesmo quando vantajosa, a adesão só é juridicamente possível se houver sido franqueada por um procedimento prévio público – o IRP.

Com a vigência da Lei nº 14.133/2021, muitos entes públicos enxergaram no art. 86 a consagração do “carona como regra”. Mas a leitura atenta da norma revela exatamente o contrário: a possibilidade de adesão não é automática nem irrestrita – ela está condicionada à existência de um caminho procedimental prévio, público e formalmente aberto. E esse caminho atende por um nome específico: IRP – o procedimento de intenção de registro de preços.

A ideia é simples, embora frequentemente ignorada: sem IRP, não há ata compartilhável. E, se não há compartilhamento, tampouco pode haver adesão. O que resta é uma ata personalíssima, voltada ao atendimento exclusivo do órgão que a gerenciou.

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Nesses casos, toda tentativa de adesão posterior – por mais vantajosa que possa parecer – nasce marcada pela ausência de base legal. Não há carona onde não houve convite.

A Lei nº 14.133/2021 inova ao detalhar os pressupostos para o uso do sistema de registro de preços. Em seu art. 86, caput, estabelece que o órgão ou entidade gerenciadora deverá, na fase preparatória, realizar procedimento público de intenção de registro de preços, com o objetivo de possibilitar, pelo prazo mínimo de 8 dias úteis, a participação de outros órgãos ou entidades e de determinar a estimativa total de quantidades da contratação. Trata-se de um rito voltado à formação de uma ata pública, cooperativa e escalável.

O § 1º do artigo, porém, estabelece uma exceção: quando o órgão for o único contratante, o IRP poderá ser dispensado. A consequência jurídica, nesse caso, não é apenas processual, mas estrutural: a ata formada será destinada exclusivamente ao gerenciador, não se abrindo a adesões futuras.

Já o § 2º prevê a possibilidade de adesão de não participantes, mas o faz expressamente condicionado à realização do procedimento previsto no caput do art. 86.

Portanto, a lógica do artigo é indissociável de sua sequência normativa: (i) o IRP abre a ata para adesão; (ii) sem IRP, a ata é fechada, exclusiva do órgão ou entidade promotora da licitação; e (iii) a carona só é juridicamente possível se o rito do IRP tiver sido cumprido.

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