O Estudo Técnico Preliminar tem como objetivo evidenciar o problema a ser resolvido e a solução mais adequada, de modo a permitir a avaliação da viabilidade técnica e econômica da contratação.

À luz do art. 18, §1º, da Lei nº 14.133/2021, é possível indicar os seguintes elementos do ETP, objetivamente, sendo os destacados compreendidos como indispensáveis (§2º): I – descrição da necessidade, considerado o problema a ser resolvido; II – identificação da contratação no plano de contratações anual; III – requisitos da contratação; IV – estimativas das quantidades para a contratação, acompanhadas das memórias de cálculo e dos documentos de suporte; V – levantamento de possíveis soluções de mercado; VI – estimativa do valor da contratação, acompanhada dos preços unitários referenciais, das memórias de cálculo e dos documentos que lhe dão suporte; VII – descrição da solução como um todo, inclusive das exigências relacionadas à manutenção e à assistência técnica, quando for o caso; VIII – justificativas para o parcelamento ou não da contratação; IX – demonstrativo dos resultados pretendidos em termos de economicidade e de melhor aproveitamento dos recursos humanos, materiais e financeiros disponíveis; X – providências a serem adotadas pela Administração previamente à celebração do contrato; XI – contratações correlatas e/ou interdependentes; XII – descrição de possíveis impactos ambientais e respectivas medidas mitigadoras, bem como logística reversa, quando aplicável; XIII – posicionamento conclusivo sobre a adequação da contratação.

Já o Termo de Referência é elaborado com amparo no Estudo Técnico Preliminar e Gerenciamento de riscos, sintetizando as principais decisões e informações acerca do objeto a ser contratado, a definição da estratégia para a seleção da melhor proposta (com indicação da modalidade eleita, critério de julgamento e modo de disputa), bem como as condições que regerão a futura contratação (art. 6º, XXIII, alíneas e art. 18, II).

Nos termos do art. 6º, XXIII, é possível indicar os seguintes elementos para o TR, objetivamente: I – definição do objeto (em natureza, quantitativos, prazos, inclusive a possibilidade de sua prorrogação); II- fundamentação da contratação – referência aos estudos técnicos preliminares; III – descrição da solução como um todo, considerado todo o ciclo de vida do objeto; IV – requisitos da contratação; V – modelo de execução do objeto; VI – modelo de gestão e fiscalização do contrato; VII- critérios de medição e de pagamento; VIII – forma e critérios de seleção do fornecedor; IX – estimativas do valor da contratação, acompanhadas dos preços unitários referenciais, das memórias de cálculo e dos documentos que lhe dão suporte; X – adequação orçamentária.

A exemplo da tratativa da Instrução Normativa nº 05/2017 combinada com a IN nº 40/2020, a Lei nº 14.133/2021, ao elencar os elementos e parâmetros descritivos dos Estudos Técnicos Preliminares e do Termo de Referência, replica o conteúdo em alguns pontos, a exemplo da estimativa do valor da contratação, acompanhada dos preços unitários referenciais, das memórias de cálculo e dos documentos que lhe dão suporte.

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Nesse sentido, a literalidade das regras levou à prática, recorrente, de repetição no conteúdo desses documentos, o que não faz qualquer sentido.

O importante é que cada instrumento de planejamento – ETP e TR – cumpra adequadamente a finalidade a que se propõe.

Nesse sentido, por exemplo, partindo de um ETP bem elaborado, com identificação adequada da necessidade, estudo de soluções de mercado e definição justificada da opção mais eficiente, com amparo em descritivos detalhados, em termos quantitativos e qualitativos, bem como uma ampla pesquisa de preços, detalhada, com memórias de cálculo e documentos de suporte para a adequada compreensão do valor estimado definido, não nos parece que, ao elaborar o TR, a Administração necessite replicar todo esse conteúdo.

Se não for o caso de atualizar ou refinar o levantamento de preços já realizado (devido ao tempo transcorrido/dúvida fundada), é possível indicar o valor estimado da contratação de forma sintética, remetendo a análise dos detalhes a respeito para o ETP.

De igual forma, não se descarta que, para determinadas contratações, quando da elaboração do ETP a Administração realize levantamento de preços com enfoque global, mais com o objetivo de realizar a análise de viabilidade econômica da contratação e, por sua vez, ao elaborar o TR, proceda ao detalhamento pertinente, com memórias de cálculo e documentos de suporte. Ao que nos parece, não existiria uma ilegalidade nessa prática. O salutar, como dito, é que cada documento de planejamento – ETP e TR – cumpra adequadamente sua finalidade.

O que não se justifica, é a replicação desnecessária de conteúdo.