Frente à existência de uma necessidade pública a ser satisfeita, a Administração molda um objeto para satisfazê-la. Não sendo possível executá-lo por seus próprios meios, deverá ser contratado terceiro para tanto.

Em grande parte dos casos, a Administração terá condições de afirmar o momento exato em que a necessidade irá surgir (em janeiro, maio, outubro etc.), bem como a quantidade exata para suprir a demanda (100, 300 ou 500 resmas de papel). Quando a Administração tem esses dados (momento e quantidade), ela realiza uma licitação cujo objeto  será o fornecimento de resmas de papel, compra de automóveis, prestação de serviços jurídicos, etc. Nessa hipótese, todo o objeto do contrato é por ela adquirido.

Contudo, haverá casos em que a Administração não terá condições de determinar o momento exato em que o objeto será necessário e tampouco a quantidade específica.

A melhor solução para esses casos será a instauração de um sistema de registro de preços, o qual representa o conjunto de procedimentos para registro formal de preços relativos à prestação de serviços e aquisição de bens, para contratações futuras. É precedido de licitação, realizada nas modalidades de pregão ou concorrência, com utilização do tipo menor preço como regra. Encontra previsão no art. 15, inc. II, §§ 3º a 6º, da Lei nº 8.666/93; art. 11, da Lei nº 10.520/02 e, no âmbito federal, Decreto nº 3.931/01.

No registro de preços, a licitação não resulta diretamente na celebração de um contrato. Antes disso, é feita uma ata de registro de preços. Nela, ficam consignados, até o prazo máximo de um ano, o preço do particular, o quantitativo máximo a ser adquirido, dentre outras condições. Desse modo, conforme a necessidade surja, a Administração celebra os contratos decorrentes da ata.

Como se pode perceber, o registro de preços é o meio legal criado para propiciar o aumento da eficiência administrativa – princípio constitucional da Administração Pública (CF, art. 37, caput) -, na medida em que permite à Administração se precaver em relação à imprevisibilidade.

Com essas considerações iniciais, inaugura-se esse espaço para comentários e discussões sobre o registro de preços, de modo a fazer dele um instrumento facilitador do dia-a-dia das atividades públicas.