Conceitualmente, o registro de preços é o meio pelo qual a Administração dispõe para contratar objetos cuja quantidade ou momento em que serão necessários é imprevisível.

Justamente por se destinar a situações dessa natureza, o sistema de registro de preços permite à Administração, à medida que a demanda surge, convocar o beneficiário da ata para contratar durante o período de vigência da ata. Considerando que as situações que usualmente conduzem à adoção de registro de preços são marcadas pela imprevisibilidade, a regra é que não haja obrigatoriedade da contratação da totalidade do objeto registrado.

Essas características não afastam a obrigatoriedade de planejamento. E um dos aspectos a ser aferido nesse trabalho é o quantitativo estimado para o consumo do objeto, o qual, além de ser obrigatório, deve ser justificado com base na realidade da demanda esperada, ainda que incerta.

Se houve apenas a indicação de uma expectativa de consumo inicial, de modo que a solicitação dos quantitativos estava condicionada à análise de sua necessidade e de sua viabilidade por parte da Administração, sem qualquer fixação de quantidade mínima, pode-se entender que as cláusulas do edital conduziam à compreensão de que a quantidade indicada para a primeira contratação constituía mera referência de consumo.

Nesse contexto, em que o edital da licitação não vinculou a Administração ao consumo de uma quantidade mínima logo no primeiro pedido, não há de se questionar eventual reflexo de pedido com quantitativo inferior à expectativa indicada sobre o equilíbrio econômico-financeiro da proposta apresentada pelo particular.

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No entanto, outro racional se forma na hipótese de a Administração ter estabelecido de forma inequívoca que o quantitativo indicado para a primeira contratação não era meramente estimativo, mas representava uma demanda certa.

Aqui, a Administração está vinculada à solicitação inicial do quantitativo estabelecido no edital. Ao contratar quantidade inferior, a Administração incorre em ofensa não só ao princípio da vinculação ao instrumento convocatório, mas também aos princípios da boa-fé objetiva e da preservação do equilíbrio econômico-financeiro. Logo, tal medida somente será viável mediante negociação com o particular a fim de reduzir o quantitativo inicialmente previsto.

Sob esse enfoque, ainda que a consequência da adoção do sistema registro de preços seja a inexistência de obrigatoriedade quanto à contratação do total licitado, o fato é que a estimativa de consumo se relaciona diretamente com a margem de negociação e vantagem passível de ser verificada na licitação.

Desse modo, se o edital estabeleceu um quantitativo mínimo para a primeira contratação, a solicitação de quantidade inferior representa ofensa aos princípios da vinculação ao instrumento convocatório, da boa-fé objetiva e da preservação do equilíbrio econômico-financeiro. Nesse caso, mostra-se indispensável a concordância do beneficiário da ata para redução do quantitativo.

Nota: O material acima foi originalmente publicado na Revista Zênite – Informativo de Licitações e Contratos, na seção Perguntas e Respostas, e está disponível no Zênite Fácil, ferramenta que reúne todo o conteúdo produzido pela Zênite sobre contratação pública. Acesse nossa página e conheça essa e outras Soluções Zênite.