Nos dias 12 a 14 de março, trabalhei no Seminário Nacional SISTEMA DE REGISTRO DE PREÇOS — DO PLANEJAMENTO E JULGAMENTO DO PREGÃO ATÉ A GESTÃO DA ATA, em Brasília/DF.

Nesse evento tivemos a oportunidade de discutir amplamente as situações mais variadas que surgem na implementação de contratos por meio do Sistema de Registro de Preços. Abordo agora uma das dúvidas que me pareceu recorrente entre os participantes: tendo celebrado a ata de registro de preços, quando a Administração pretender a contratação do objeto registrado, faz-se necessária a formalização desse ajuste por meio de instrumento contratual?

Registro de preços é o sistema pelo qual, por meio da concorrência ou do pregão, selecionam-se propostas e registram-se preços para a celebração de contratações futuras. Por sua vez, a ata de registro de preços é apenas o documento no qual se formaliza a vinculação do licitante vencedor  ao preço e demais condições registradas, com base nas quais as futuras contratações se formarão.

Percebe-se, portanto, que a ata não se confunde com instrumento de contrato. Este tem a finalidade de formalizar as relações jurídicas obrigacionais que estipulam obrigações recíprocas para a Administração e o licitante que teve seu preço registrado. Dito de outro modo, o instrumento contratual ou termo de contrato, formaliza os contratos celebrados com base na ata de registro de preços.

Ata de registro de preços e termo de contrato, tratam, portanto, de documentos com naturezas e finalidades distintas, razão pela qual um não substitui e não deve se confundir com o outro.

A celebração e formalização de contratos com base em atas de registro de preços deve observar os ditames da Lei nº 8.666/93. Ou seja, “A contratação com os fornecedores registrados, após a indicação pelo órgão gerenciador do registro de preços, será formalizada pelo órgão interessado, por intermédio de instrumento contratual, emissão de nota de empenho de despesa, autorização de compra ou outro instrumento similar, conforme o disposto no art. 62 da Lei nº 8.666, de 1993”, tal qual prevê o art. 11 do Decreto federal nº 3.931/01.

Não por outra razão, no Acórdão nº 1.359/2011, o Plenário do TCU alertou para a necessidade de a Administração, nas contratações com base em atas de registro de preços, “formular o instrumento de contrato quando os valores envolvidos se encaixarem nas hipóteses de concorrência e de tomada de preços, na forma estabelecida no art. 11 do Decreto federal nº 3.931/2001, c/c o art. 62 da Lei nº 8.666/1993”.

Por último, vale chamar a atenção que essa mesma disciplina vale e deve ser observada quando o contrato for firmado a partir de adesão a atas de registro de preços de outros órgãos ou entidades da Administração.