A primeira etapa do planejamento consistirá na elaboração dos estudos preliminares, atividade essa disciplinada pela Instrução Normativa nº 40, de 22 de maio de 2020, que dispõe sobre a elaboração dos Estudos Técnicos Preliminares – ETP para a aquisição de bens e a contratação de serviços e obras, no âmbito da Administração Pública federal direta, autárquica e fundacional, e sobre o Sistema ETP digital:

Para os efeitos desta Instrução Normativa, considera-se ETP o documento constitutivo da primeira etapa do planejamento de uma contratação que caracteriza determinada necessidade, descreve as análises realizadas em termos de requisitos, alternativas, escolhas, resultados pretendidos e demais características, dando base ao anteprojeto, ao termo de referência ou ao projeto básico, caso se conclua pela viabilidade da contratação (Art. 1º, parágrafo único da IN nº 40/2020).

Na sequência temos o gerenciamento de riscos, realizada com base no art. 25 da IN nº 5/2017, envolve a identificação dos principais riscos que poderão comprometer a efetividade das fases do processo de contratação (planejamento da contratação, seleção do fornecedor e gestão contratual) ou dos resultados esperados para suprir as necessidades da contratação. Com riscos, probabilidades de ocorrência e eventuais impactos identificados, devem ser definidas ações de tratamento e contingência desses riscos, bem como indicados os respectivos responsáveis. Tudo isso precisa ser formalizado em instrumento mapa de riscos, conforme anexo IV da IN nº 5/2017.

O termo de referência deve indicar o valor estimado do objeto a ser licitado (se for o caso demonstrado em planilhas) de acordo com o preço de mercado.

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Não deve ser desconsiderada a possibilidade de – uma vez definida a solução e o encargo que, a princípio, assegurariam a satisfação da demanda da Administração – ser constatada, ao aferir o preço de mercado praticado para essa solução/encargo, a necessidade de modificar a escolha, haja vista, por exemplo, indisponibilidade financeira para viabilizar a contratação.

Ora, de nada adianta definir a solução que, do ponto de vista técnico se revela superior, se a Administração não possuir recursos financeiros suficientes para viabilizar a sua contratação. E, não sendo possível angariar os recursos necessários, bem como ficar sem a contratação não é uma opção, a solução passará, justamente, por rever a solução a ser contratada.

Nesse caso, será preciso reavaliar e identificar, dentre as soluções disponíveis no mercado capazes de atender à demanda da área requisitante, alguma cujo valor seja compatível com a reserva orçamentária. E, nesse caso, os documentos de planejamento deverão ser alterados e refeitos com a justificativa da nova solução.

Sob o enfoque exposto, entendemos que o termo de referência pode ser alterado depois da cotação de preços, especialmente quando a cotação indicar ausência de conveniência e oportunidade do valor estimado para a contratação.

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