No entendimento da Zênite, o procedimento de Intenção de Registro de Preços (IRP), previsto pelo Decreto nº 7.892/2013, deve ser utilizado por órgãos e entidades integrantes do Sistema de Serviços Gerais (SISG), nos termos do art. 1º, § 1º, do Decreto nº 1.094/1994. Dessa forma, apenas os órgãos e as entidades da Administração Federal direta, autárquica e fundacional estão obrigados a observar a IRP, o que não abrange o Poder Judiciário federal.

Esse entendimento encontra amparo na previsão contida no art. 4º do Decreto nº 7.892/2013:

Art. 4º Fica instituído o procedimento de Intenção de Registro de Preços – IRP, a ser operacionalizado por módulo do Sistema de Administração e Serviços Gerais – SIASG, que deverá ser utilizado pelos órgãos e entidades integrantes do Sistema de Serviços Gerais – SISG, para registro e divulgação dos itens a serem licitados e para a realização dos atos previstos nos incisos II e V do caput do art. 5º e dos atos previstos no inciso II e caput do art. 6º. (Grifamos)

Como se vê, a norma indica, taxativamente, quem deverá utilizar o procedimento de IRP, no caso, apenas os órgãos e as entidades integrantes do SISG. Ademais, há a autonomia administrativa constitucionalmente assegurada aos 3 Poderes. Como a obrigatoriedade de adoção do procedimento de IRP não decorre de lei, o Poder Executivo não pode, por meio de ato administrativo (decreto), criar essa obrigação para o Poder Judiciário.

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Ainda que sob o enfoque do Decreto nº 7.892/2013, embora o Poder Judiciário federal não esteja obrigado a adotar o procedimento de IRP, nada o impede de, espontaneamente, adotá-lo. Trata-se, no caso, de uma decisão discricionária, a qual deve ser movida por critérios de conveniência e oportunidade. Nesse sentido, vale lembrar que, no Acórdão nº 1.233/2012, o Plenário do Tribunal de Contas da União recomendou a institucionalização da IRP por entender ser essa uma melhor prática.

Além dessas considerações, um benefício da adoção desse procedimento é a economia de escala, na medida em que, se a quantidade licitada e registrada em ata será maior, o valor unitário será reduzido.

Outro benefício é a otimização dos atos preparatórios para instauração da licitação e celebração da ata, especialmente se for ajustada previamente a realização de uma série de licitações compartilhadas com outros órgãos, em que cada um deles seja o gerenciador desses processos.

Ressaltamos, apenas, que é impreterível avaliar se o objeto a ser contratado, considerando todo o conjunto de características e especificações, pode ser padronizado, atendendo, assim, à necessidade de todos os órgãos e entidades participantes da IRP. Não sendo o caso, ou seja, envolvendo solução muito peculiar para a Administração licitante, justifica-se não só deixar de adotar a IRP, mas também não consignar quantitativo para a adesões. Com enfoque nesta última hipótese, mas cuja racionalidade se estende à IRP, formou-se orientação do Tribunal de Contas da União no Acórdão nº 311/2018, Plenário.

Com relação ao prejuízo decorrente da IRP, aponta-se o fator tempo. A instauração de processos licitatórios com IRP demanda a observância de prazos, especialmente para divulgação e manifestação dos eventuais interessados em participar do processo, bem como para posterior consolidação de informações.

Ainda, a despeito da cogitação em torno da realização de uma série de licitações compartilhadas com outros órgãos, em que cada um deles seja o gerenciador desses processos, tal tratativa, por não compreender uma prática sedimentada, pode não ter êxito. Nessa hipótese, a ausência de capacidade gerencial pode ser um aspecto a desmotivar uma prévia de IRP.

O próprio Decreto nº 7.892/2013 contemplou consideração a respeito quando autorizou determinar número máximo de participantes na IRP:

Art. 4º […]

§ 3º Caberá ao órgão gerenciador da Intenção de Registro de Preços – IRP:

I – estabelecer, quando for o caso, o número máximo de participantes na IRP em conformidade com sua capacidade de gerenciamento;

Concluímos que, para a Zênite, o procedimento de IRP, a ser operacionalizado por módulo do SIASG, deverá ser utilizado pelos órgãos e entidades integrantes do SISG. Dessa forma, os integrantes do Poder Judiciário federal não estão obrigados a adotar o procedimento, podendo fazê-lo se julgarem conveniente e oportuno.

Os principais benefícios obtidos com o procedimento de IRP são a economia de escala e a otimização dos processos administrativos de contratação. Já o principal prejuízo é o aumento do prazo para conclusão do procedimento e celebração da ata.