Encerrou-se ontem, em Brasília, o Seminário Nacional “CONTRATAÇÃO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO DE ACORDO COM A NOVA IN Nº 04/10 E O DECRETO Nº 7.174/10”, promovido pela Zênite com o objetivo de abordar o processo de contratação de bens e serviços de TI sob os enfoques da área de tecnologia da informação e do regime jurídico-administrativo das licitações e dos contratos, de acordo com as normas vigentes e as orientações do Manual de Contratação de Soluções de Tecnologia da Informação da SLTI/MPOG.

Entre os vários temas tratados, pode-se perceber que o aspecto envolvendo a contratação de bens e serviços de informática por meio da adesão a atas de registro de preços despertou a atenção (e o interesse) dos participantes.

Isso porque, segundo a nova Instrução Normativa nº 04/10, art. 18, “é obrigatória a execução da fase de Planejamento da Contratação, independentemente do tipo de contratação, inclusive nos casos de: (…) III. criação ou adesão à Ata de Registro de Preços”.

Atualmente, boa parte das adesões a atas de registro de preços ocorre sem que o órgão aderente (que pega carona) formalize o planejamento dessa contratação em um processo administrativo. E mais, não há a formalização porque não são cumpridas as etapas e os atos necessários para o adequado planejamento do contrato. Esse é justamente um dos piores, senão o pior, efeito provocado pelo carona. Vamos entender como as coisas funcionam.

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Em uma contratação de bens ou serviços de informática nos moldes tradicionais, a Administração somente conhece o objeto do futuro contrato depois de cumprir uma série de atos relacionados ao planejamento da contratação. Para se ter uma ideia, a IN nº 04/10 indica cinco etapas para essa fase: I – Análise de Viabilidade da Contratação; II – Plano de Sustentação; III – Estratégia da Contratação; IV – Análise de Riscos; e V – Termo de Referência ou Projeto Básico (art. 10).

O objetivo de todos esses estudos é instruir o processo administrativo da contratação com elementos que permitam à Administração e aos futuros licitantes:

i) conhecer e justificar a necessidade da contratação;

ii) especificar os requisitos indispensáveis para atendimento dessa necessidade, tanto sob o aspecto técnico quanto jurídico;

iii) identificar as diferentes soluções disponíveis no mercado que atendam aos requisitos;

iv) analisar e comparar a relação custo-benefício de cada uma das soluções identificadas, levando-se em conta os valores de aquisição de ativos, insumos, garantia e manutenção, entre outros; e

v) escolher a solução de tecnologia da informação a ser contratada, sem poder indicar marca ou direcionar a contratação para um fornecedor específico.

Será justamente a partir dos requisitos para atendimento da necessidade da Administração que condicionam e conformam a solução licitada que os licitantes poderão apresentar suas ofertas. E, nas contratações processadas nos moldes tradicionais, somente com a seleção da melhor oferta na licitação é que a Administração passa a conhecer o objeto do contrato capaz de atender à sua necessidade.

Reconhece-se que o objeto do contrato é uma consequência natural e lógica das fases necessárias para a celebração contratual (planejamento e licitação). Assegura-se, portanto, o necessário nexo de causalidade entre necessidade e objeto.

Nos processos de contratação com base em adesão a atas de registro de preços, geralmente, o caminho é outro. Nesses casos, no mais das vezes, a pretexto da celeridade, da criticidade das demandas e da urgência que as envolve, a Administração não cumpre todas as etapas do planejamento, e mesmo sem saber ao certo o que precisa ser satisfeito, elege o objeto a ser contratado.

Note-se: mesmo sem saber o que, em que nível e em que condições precisa satisfazer, a Administração firma a contratação, por meio da adesão à ata, de objeto que acredita ser capaz de atender a essa necessidade (desconhecida).

Nessas hipóteses, o objeto antecede o contrato, pois está definido antes mesmo do cumprimento das fases necessárias para a celebração desse ajuste. E, deixando de cumprir o planejamento, não há segurança alguma de que o objeto é capaz de atender ao interesse da Administração contratante. Não se garante, assim, o necessário nexo de causalidade entre necessidade e objeto.

Essas razões nos fazem acreditar que foi acertada a decisão da SLTI de tornar obrigatória a execução da fase de planejamento da contratação prevista na IN nº 04/10, mesmo nos casos de instituição de ou adesão a ata de registro de preços.

Vale lembrar que, recentemente, o Tribunal de Contas da União determinou à entidade jurisdicionada a observância de requisitos mínimos a serem atendidos quando da adesão a atas de registro de preços firmadas por outros órgãos. Foram fixados, no Acórdão nº 2.764/2010 – Plenário, os seguintes requisitos para procedimentos de adesão a atas:

– necessidade de elaborar, em momento prévio à contratação por adesão à ata de registro de preços, termo de caracterização do objeto a ser adquirido, no qual restem indicados o diagnóstico da necessidade e as justificativas da contratação, bem como a demonstração de adequação do objeto em vista do interesse da Administração;

– dever de realizar pesquisa de preços a fim de atestar a compatibilidade dos valores dos bens a serem adquiridos com os preços de mercado e confirmar a vantajosidade obtida com o processo de adesão;

– obrigação de respeitar os termos consignados em ata, especialmente seu quantitativo, sendo manifestamente vedada a contratação por adesão de quantitativo superior ao registrado.

Em oportunidade anterior, o TCU também havia se pronunciado acerca da necessidade da elaboração de termo de referência/projeto básico quando da adesão a atas de registro de preços. Essa determinação constou do Acórdão nº 1.090/2007 – Plenário e alinha-se ao primeiro requisito anteriormente indicado.

Em vista desse contexto, uma vez exigido o cumprimento do art. 18, inc. III, da IN SLTI nº 04/10 e mantida a orientação do TCU de cobrar dos administradores a elaboração de todas as etapas do planejamento da contratação como condição para a adesão, senão acabar, pelo menos a aplicação dessa prática tende a se ajustar ao dever de planejar as ações da Administração Pública. E, cumprido o dever de planejamento, talvez seja mais rápido e eficiente determinar o objeto do contrato a partir de uma licitação do que ficar procurando uma ata que atenda integralmente a todas as especificidades determinadas pela situação do contrato e apontadas pelo planejamento.