A forma prevista para a apresentação dos documentos de habilitação nos procedimentos licitatórios foi estabelecida, inicialmente, pelo art. 32, caput, da Lei nº 8.666/93. Referido artigo dispõem que os documentos podem ser apresentados pelos licitantes: a) em via original, b) por qualquer processo de cópia autenticada por cartório competente, c) por qualquer processo de cópia autenticada por servidor da Administração ou d) por publicação em órgão da imprensa oficial. Assim, a comprovação das condições de habilitação poderá se dar de várias formas e essa possibilidade ampla de apresentação tem uma função básica: compatibilizar as regras civis de emissão e comprovação de documentos com valores basilares da contratação, como a acessibilidade às contratações, competividade e economicidade.

O que a Administração quer saber é se o licitante está apto a executar o objeto do contrato e saberá disso por meio de comprovação documental.  Os documentos são meios de prova e o que importa é o seu conteúdo, devendo sua forma de apresentação estar minimamente de acordo com as exigências legais, quando existirem, ou não defesa em lei (cf. 104 e 212, ambos do Código Civil). Assim, ao permitir que tais documentos sejam apresentados sob vários modos o legislador amplia o acesso à contratação, impedindo a imposição de restrições imotivadas e inúteis, instigando a competição e, ainda, assegura a própria economicidade, visto que a depender da quantidade de documentos a serem apresentados o custo com a obtenção dos originais ou a sua reprodução e autenticação em cartório poderá ser alto e, consequentemente, repassado à proposta.  É nesse sentido que deverá ser lido o dispositivo retro citado, isto é, o art. 32, caput, da Lei nº 8.666, especialmente quando diz que os documentos poderão ser apresentados em cópia simples e autenticados por servidor da Administração.

O Regulamento das entidades do Sistema ‘S’ não trouxe nenhuma disposição sobre o modo de apresentação dos documentos de habilitação. Porém, conhecendo um pouco a dinâmica e a forma de apresentação dos documentos para fins de comprovação de habilitação em licitação, imposta pela Lei nº 8.666/93, e considerando os valores que ela resguarda – comprovação de capacidade de execução do objeto, competitividade e economicidade – não parece haver lógica em aplicar outra dinâmica à forma de apresentação dos documentos nas contratações conduzidas pelas entidades do Sistema ‘S’, visto que os mesmos valores estão ali presentes.

Nesse sentido, em relação à apresentação de documentos originais ou cópias autenticadas por cartório ou mesmo os publicados em imprensa oficial parece também não haver qualquer motivo para dúvida quanto a possibilidade de aceitação, em contratações do Sistema ‘S’. Mas, a questão que fica é saber se é possível o empregado da entidade do Sistema ‘S’ autenticar os documentos dos licitantes, tal qual é permitido ao servidor da Administração.

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Ao avaliar essa questão surgem ponderações no sentido de que apenas servidores públicos gozam dessa prerrogativa, pois apenas estes poderão praticar ato com gozo de ‘fé pública’ ou ainda apenas estes podem exercer atos presumidamente legítimos e autênticos. Entretanto, uma análise acurada do conteúdo de expressões como ‘fé pública’, ‘presunção de legitimidade/autenticidade/veracidade de atos’ e ‘autenticação de documentos’ poderá, com segurança, conduzir ao entendimento de que é possível aos membros do Sistema ‘S’ autenticarem documentos de habilitação em processos licitatórios, quando isso é previsto em Edital, sem que excedam os limites de suas competências.

Primeiramente, lembremos que os servidores públicos, quando autenticam documentos para meros fins de participação em contratação pública, o fazem apenas por uma permissão da Lei nº 8.666/93, no intuito exclusivo de ampliar e facilitar o acesso à contratação e tal documento tem validade absolutamente limitada e restrita ao procedimento ao qual se presta a instruir. O ato praticado pelo servidor nada mais é do que avaliar o teor do documento original e conferi-lo com o teor da cópia, atestando, por meio de carimbo e/ou assinatura, que conferem. A presunção de legitimidade existe simplesmente porque o ato é praticado pelo servidor, pois todos os seus atos gozam de tal atributo. Porém, isto não é suficiente para ampliar o valor do documento autenticado, cuja força probante, como dito, restringe-se ao processo que instrui.

Considerando este cenário e, considerando ainda que sequer os Regulamentos das entidades do Sistema ‘S’ exigem a apresentação de documento autenticado e, mais ainda, que a desburocratização da apresentação de documentos amplia o acesso a contratação, sem aumentar o risco, não parece razoável dizer que os empregados do Sistema ‘S’ não podem agir da mesma forma nas licitações conduzidas pelas suas entidades.

O ato praticado pelo empregado não terá presunção de veracidade, todavia, não se vislumbra que isso inutilize a cópia do documento por ele autenticada, pois para o processo de contratação, ele atingirá o mesmo objetivo alcançado pelo documento autenticado pelo servidor público e ainda terá a mesma validade que teria uma cópia simples, que é admitida pelo Regulamento.

Além disso, esse ato do empregado recebe amparo legal do art. 219, do Código Civil. Vale dizer, muito embora não haja ali presunção de legitimidade, posto que não se trata de ato administrativo, o ato goza da confiabilidade de norteia a pratica de atos privados.

Não obstante, a qualquer momento do procedimento, surgindo dúvida quanto à veracidade da cópia apresentada poderá a entidade realizar diligências para verificação do conteúdo do documento original, sob pena de inabilitação do licitante e penalização, conforme o caso, inclusive do empregado que eventualmente possa ter sido desidioso na conferência do conteúdo.

Essa questão foi avaliada com maior profundida e sob outros aspectos, em artigo de minha autoria, publicado na Revista Zênite – Informativo de Licitações e Contratos (ILC), outubro/2014.