O termo de referência é o documento que formaliza os levantamentos, as providências e as decisões da fase de planejamento, com o objetivo de diagnosticar a necessidade a ser satisfeita, descrever de forma precisa a solução e demais obrigações que incidirão na execução do ajuste (encargo) e, a partir disso, permitir a elaboração de orçamento de preço estimado da futura contratação.

De acordo com o disposto no inc. I do art. 9º do Decreto nº 5.450/05, que regulamenta a modalidade de licitação pregão na forma eletrônica, a elaboração do termo de referência é de competência da área requisitante e deve indicar o objeto de forma precisa, suficiente e clara, vedadas especificações que, por excessivas, irrelevantes ou desnecessárias, limitem ou frustrem a competição.

Ocorre que, por vezes, o objeto a ser contratado envolve especificidades técnicas que, nem sempre, a área requisitante domina ou tem condições de prever. Imagine-se, por exemplo, que a área envolvida com a execução da atividade finalística do órgão ou da entidade contratante precise de uma solução de Tecnologia da Informação para aplicação e aperfeiçoamento de seus processos. Nesse caso, a área requisitante terá conhecimento dos requisitos de negócio que a solução a ser contratada deverá atender, mas não poderá não conhecer as soluções disponíveis no mercado capazes de atender a essa demanda. Da mesma forma, a área requisitante poderá também não ter as condições adequadas para especificar os requisitos e as especificações tecnológicas que a solução deverá observar e, assim, tão pouco poderá promover a avaliação e decidir, de forma motivada, pela solução que, no caso concreto, apresenta a melhor relação custo-benefício, entre as diferentes soluções disponíveis no mercado.

Em situações como essa, a melhor solução é constituir uma equipe de planejamento, composta por representantes das principais áreas envolvidas na formação do futuro contrato. Para tanto, pode-se nomear um representante da área requisitante, que terá a missão de indicar as necessidades que justificam a contratação, considerando os objetivos estratégicos e as demandas corporativas alinhadas ao planejamento estratégico da instituição. Para auxiliar a área requisitante na especificação da solução a ser contratada, especialmente no que diz respeito aos aspectos técnicos que a envolvem, deve-se designar um integrante da área técnica pertinente para compor a equipe de planejamento. E, por fim, tratando-se de uma contratação da Administração, a qual se submete ao regime jurídico da contratação pública, deve-se designar também um integrante da área administrativa que processará o certame, a fim de informar os requisitos legais que devem ser observados para a formação desse contrato.

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Reconhecendo a boa prática de designar equipes multidisciplinares para o planejamento das contratações, a IN SLTI/MPOG nº 04/14, que trata das contratações de soluções de Tecnologia da Informação por órgãos e entidades da Administração Pública direta, autárquica e fundacional que integram o SISP, adota essa solução. Conforme prevê seu art. 2º, para fins dessa Instrução Normativa, considera-se:

IV – Equipe de Planejamento da Contratação: equipe responsável pelo planejamento da contratação, composta por:

a) Integrante Técnico: servidor representante da Área de Tecnologia da Informação, indicado pela autoridade competente dessa área;

b) Integrante Administrativo: servidor representante da Área Administrativa, indicado pela autoridade competente dessa área;

c) Integrante Requisitante: servidor representante da Área Requisitante da Solução, indicado pela autoridade competente dessa área.

E, na forma do art. 10 da IN SLTI/MPOG nº 04/14, “a Equipe de Planejamento da Contratação deverá acompanhar, apoiar e/ou realizar, quando determinado pelas áreas responsáveis, todas as atividades das fases de Planejamento da Contratação e Seleção do Fornecedor”.

Portanto, com base nessa ordem de ideias, ainda que a competência pela elaboração do termo de referência seja, na forma do art. 9º, inc. I, do Decreto nº 5.450/05, da área requisitante da contratação, se os serviços a serem contratados contarem com especificidades técnicas, cumpre reconhecer que a melhor prática consiste em instituir uma equipe para atuar no planejamento dessa contratação, composta por servidores das principais áreas envolvidas com o processo de contratação: um servidor da área requisitante, um servidor da área técnica pertinente ao ramo no qual se insere a solução e um servidor da área administrativa.

Não sendo possível a instituição da equipe, entende-se que a definição de aspectos que envolvam especificidades técnicas da solução a ser contratada deverá, necessariamente, ser feita por servidor da área técnica pertinente.

Nota: Esse material foi originalmente publicado na Revista Zênite – Informativo de Licitações e Contratos (ILC), Curitiba: Zênite, n. 262, p. 1163, dez. 2015, seção Perguntas e Respostas. A Revista Zênite e a Web Zênite Licitações e Contratos tratam mensalmente nas seções Orientação Prática e Perguntas e Respostas das dúvidas mais frequentes e polêmicas referentes à contratação pública. Acesse www.zenite.com.br e conheça essas e outras Soluções Zênite.