O processo de contratação pública é complexo e cheio de detalhes. Especialmente quem atua diretamente com essa realidade tem dimensão da dificuldade de todo o procedimento.

Umas das maiores dificuldades é justamente a chamada “burocracia” que está relacionada a cada ato que envolve a contratação: protocolos, comprovantes, pareceres, recursos, autorizações, assinaturas, enfim, tudo deve estar devidamente documentado e justificado no processo administrativo.

De certa forma, todos esses requisitos acabam tornando o procedimento mais lento e dificultoso.

No entanto, embora muitas vezes possa parecer excessiva, a “burocracia” exerce um papel fundamental na administração do dinheiro público.

É por meio desse cuidado com a documentação de todas as etapas do processo de contratação que se busca evidenciar transparência aos atos do procedimento, demonstrar a boa-fé dos agentes públicos, diminuir o risco de responsabilizações e facilitar a fiscalização pelos órgãos de controle.

Esse parece ser inclusive o entendimento do TCU, conforme exposto, por exemplo, no Acórdão nº 93/2008, o qual determina à Administração que “formalize devidamente os seus processos de contratação, fazendo constar as informações e documentos necessários a sua compreensão, inclusive os registros, documentos e fundamentos relativos às negociações entabuladas com o contratado, de forma a garantir a transparência e a identificação dos atos e fatos ocorridos durante o processo”.

Ocorre que, mesmo com um grande número de disposições do ordenamento jurídico nesse sentido e exigências dos órgãos de controle, ainda assim ouvimos diariamente notícias de desvirtuamentos nos processos de contratação pública em todo o país. O que aconteceria então se o agente público não tivesse o dever de documentar detalhadamente todo o procedimento?

Significa dizer que acabar com a “burocracia” na contratação pública não parece ser o caminho. O ideal seria usar o bom senso para identificar o que realmente precisa de um mecanismo de formalização e, além disso, materializar o processo administrativo de forma clara e organizada, de modo que qualquer pessoa possa compreender a sucessão de atos da contratação, desde a fase de planejamento até o término do contrato, conferindo, desta forma, a indispensável transparência aos atos da Administração Pública.