A existência de planejamento efetivo, documentado, permite não apenas um melhor controle relativamente às despesas, evitando a ocorrência do fracionamento indevido, como também viabiliza uma gestão mais eficiente das contratações: melhora a logística, reduz entraves burocráticos, possibilita a identificação de possíveis ganhos de escala devido à realização de contratações conjuntas, dentre outros.

No Acórdão nº 1.851/2018 – Plenário, TCU, envolvendo auditoria com o objetivo de verificar se os jurisdicionados possuíam mecanismos de gestão de riscos que contribuíssem para a boa governança e gestão das aquisições, constou do Relatório:

Relatório 2.2.4. Ausência de gestão de risco das compras diretas 55. Situação encontrada e evidência: não há controle implantado para acompanhar o volume de compras diretas, conforme informação passada pela entidade (peça 5, p. 1; e peça 20, p. 2). Segundo dados obtidos no relatório de gestão do IFMA de 2015 (peça 22, p. 124), considerando as despesas liquidadas, houve aumento expressivo mediante contratação direta, conforme tabela abaixo: […] 56. Critério: segundo o art. 37, XXI, da Constituição Federal as contratações diretas somente se darão de forma excepcional, por isso a necessidade de entidade procurar monitorar o seu volume de compra direta, principalmente nos casos em que as compras poderiam se dar de forma conjunta. 57. Causa: ausência de um acompanhamento sistemático das contratações diretas. 58. Efeitos reais e potenciais: o que pode levar, inclusive, ao fracionamento indevido da despesa pública. 59. Proposta de encaminhamento: determinar ao IFMA que institua mecanismos para acompanhamento e controle das compras diretas, conforme preceitos do art. 37, XXI, da Constituição Federal, e em atenção ao art. 18, 19 e 20 da IN MPDG/CGU 1/2016. 60. Benefícios esperados: o controle das compras diretas poderia evitar eventual fracionamento indevido de despesas, bem como contribuir para o planejamento de compras conjuntas e as consequências daí decorrentes, a exemplo de ganho em economia de escala. (Destacamos.)

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O ideal, portanto, é que conhecendo as demandas recorrentes por fornecimentos e serviços, a Administração inicie o planejamento de  suas contratações já no exercício anterior.

Tal diretriz foi objeto de normatização no âmbito da Administração Pública federal em 2018, por meio da Instrução Normativa nº 01, responsável pela instituição do Sistema de Planejamento e Gerenciamento de Contratações – PGC. Recentemente tal ato foi revogado pela Instrução Normativa nº 01/2019 SEGES/ME, que dispõe sobre atualizações do Plano Anual de Contratações (PAC) de bens, serviços, obras e soluções de tecnologia da informação, com algumas inovações envolvendo alteração de etapas, operacionalização do PGC e calendários. Fato é que, a exemplo da IN anterior, o normativo exige da Administração iniciar o planejamento de suas contratações com um ano de antecedência, definindo um calendário para tanto.

Confira outros detalhes da norma no sítio eletrônico: https://www.comprasgovernamentais.gov.br/index.php/legislacao/instrucoes-normativas/1068-in-1-de-2019