A identificação da necessidade

Planejamento

No POST anterior, assumi o compromisso de responder a seguinte pergunta: qual é a condição indispensável para definir Portanto, é isso que farei abaixo.

Em texto publicado na edição n. 195 da Revista Zênite de Licitações e Contratos – ILC, maio 2010, no qual discorri sobre o termo de referência, afirmei nas conclusões finais que a identificação da necessidade é o marco zero do processo de contratação pública. É por ela que tudo deve iniciar. Dizer que é pela identificação da necessidade que tudo deve ter início não significa que, na prática, isso esteja ocorrendo. Aliás, muito pelo contrário, temos ignorado a necessidade e, em grande parte dos casos, iniciado o planejamento pela definição do objeto. Essa é uma prática administrativa que deve ser repensada, pois é a causa de grande parte dos nossos problemas atuais.

A necessidade é fundamentalmente o problema que precisa ser resolvido pela Administração. Identificar a necessidade significa delimitar e precisar o problema ou a demanda a ser resolvida. Portanto, um dos aspectos essenciais da contratação pública é distinguir, com clareza e precisão, duas coisas: o problema e a solução. Essa diferenciação é necessária para o sucesso da contratação. Tal distinção pode parecer simples e óbvia, mas normalmente não é. Por conta desse pequeno detalhe é que temos tantos problemas na área da contratação.

É necessário notar que o problema pertence à Administração, e a solução, em regra, aos particulares que atuam no mercado. O problema antecede a solução, ou seja, é com base na necessidade que se viabiliza a melhor solução. Por isso, é a solução que deve se adequar à necessidade, e não o contrário. Portanto, a identificação da necessidade é a providência que inicia o processo de contratação pública.

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Para identificar a necessidade de forma adequada, é preciso, entre outras coisas, ouvir os envolvidos com o problema, que, em regra, serão também os beneficiados com a solução. Essa é uma providência simples e básica, mas é comum ser relegada a segundo plano ou mesmo nem ser realizada. A importância de ouvirmos os interessados diretamente com a situação justifica-se em razão de que o problema se traduz necessariamente num fato (situação), cujas circunstâncias ninguém conhece melhor do que os próprios envolvidos com ele.

Sem ouvir os interessados, corre-se o risco de ignorar ou omitir determinada condição ou circunstância essencial para a definição da solução (objeto). Pode parecer absurdo, mas esse é um dos sérios problemas que conduzem muitas contratações ao fracasso. Uma das razões que faz com que os envolvidos com o problema não sejam ouvidos é a urgência que normalmente preside o “planejamento” das contratações.

Ainda não se percebeu que o tempo ganho nesse momento por não ouvir os envolvidos é perdido nas outras fases do processo quando o problema causado pela má identificação da necessidade vem à tona. E, diga-se de passagem, que o tempo que será perdido na fase contratual, por exemplo, é enorme, e os prejuízos, em muitos casos, são irreparáveis. O tempo que se “ganha” por não ouvir os envolvidos é insignificante em comparação com o que se perde. Vale dizer: o tempo “ganho” tem um custo financeiro (além de social) muito alto para o País.

Portanto, para definir o encargo (objeto), é indispensável antes identificar a necessidade. Essa é a condição que deve inaugurar o planejamento da contratação pública.

Pretendo no próximo texto falar sobre a formalização da necessidade, ou seja, como ela deve ser feita.

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