O Sistema Público de Escrituração Digital – Sped foi instituído pelo Decreto nº 6.022/2007, e desde então muitas dúvidas surgem sobre a forma de apresentação dos livros contábeis nas licitações.

Apesar de a questão merecer a análise de um profissional da área da contabilidade, a partir da leitura do regulamento, talvez seja possível esclarecer algumas dessas dúvidas.

Nos termos do art. 2º do Decreto citado, o Sped “é instrumento que unifica as atividades de recepção, validação, armazenamento e autenticação de livros e documentos que integram a escrituração comercial e fiscal dos empresários e das sociedades empresárias, mediante fluxo único, computadorizado, de informações”.

O Sped-Contábil, nos termos do art. 2º da Instrução Normativa RFB nº 787/2007, substitui a escrituração em papel pela escrituração contábil digital (ECD) dos seguintes livros:

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“A ECD compreenderá a versão digital dos seguintes livros:

I – livro Diário e seus auxiliares, se houver;

II – livro Razão e seus auxiliares, se houver;

III – livro Balancetes Diários, Balanços e fichas de lançamento comprobatórias dos assentamentos neles transcritos.”

Para tanto, o Sped-Contábil deverá apresentar referidos documentos, devidamente assinados, na forma do § 5º do art. 10 da Instrução Normativa DNRC nº 107/2008:

“Art. 10. Os Termos de Abertura e de Encerramento serão datados e assinados pelo empresário, administrador de sociedade empresária ou procurador e por contabilista legalmente habilitado, com indicação do número de sua inscrição no Conselho Regional de Contabilidade – CRC e dos nomes completos dos signatários e das respectivas funções (art. 7º, Decreto nº 64.567/69), consoante o parágrafo primeiro deste artigo.

[…]

§ 5º Em se tratando de livro digital, esse deve ser assinado por contabilista legalmente habilitado e pelo empresário ou sociedade empresária, conforme LECD, com certificado digital, de segurança mínima tipo A3, emitido por entidade credenciada pela Infra-estrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), antes de ser submetido à autenticação pelas Juntas Comerciais;” (grifamos)

Diante desse cenário, tem-se que a regulamentação do Sped-Contábil prevê uma forma específica para registro dos livros digitais, a qual deverá ser levada em consideração pela Administração Pública quando da análise dos documentos contábeis das licitantes.

Isso não quer dizer que pelo fato de o registro dos livros contábeis ser efetivado, nesses casos, em âmbito digital, a Administração Pública pode dispensar os licitantes de apresentar a comprovação de registro. Até porque os documentos encaminhados digitalmente podem, perfeitamente, ser impressos e encaminhados no envelope de documentos de habilitação.

Aliás, constam no termo de autenticação dos livros contábeis os seguintes dados:

1)  O número do termo de autenticação;

2) A identificação da empresa ou sociedade;

3) A identificação do livro digital autenticado;

4) A identificação dos signatários da escrituração, composta pelo nome, qualificação, número do CPF, número de série do certificado e validade.

Assim, os licitantes que realizam a Escrituração Contábil Digital (ECD) devem apresentar o termo de autenticação digital na Junta Comercial respectiva, devidamente acompanhado da impressão dos livros entregues digitalmente.

Ainda, válido observar que estes licitantes não registram seus livros em papel. Isso porque não podem existir duas escriturações referentes ao mesmo período.