O sucesso de todo contrato depende da qualidade de sua fase de planejamento. E, tratando-se de contrato administrativo, o art. 57, § 3º, da Lei nº 8.666/93 veda o estabelecimento de prazo de vigência indeterminado. Assim, certa hora, todo contrato firmado pela Administração Pública chegará ao fim.

Mesmo nos casos de serviços contínuos, que podem alcançar até 60 meses, o término de um contrato pressupõe a celebração de um novo ajuste, precedido de licitação. E, no mais das vezes,  isso determinará a substituição da atual prestadora do serviço.

Nos contratos de prestação de serviços de tecnologia da informação, é justamente essa substituição que implica risco à continuidade dos serviços, especialmente se a nova empresa não possuir acesso a documentos, ao histórico de ocorrências e a outras informações indispensáveis para assegurar a regular continuidade das atividades.

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A Instrução Normativa SLTI nº 4/10 regulamenta as contratações de soluções de tecnologia da informação pelos órgãos e pelas entidades da Administração Pública federal integrantes do Sistema de Administração dos Recursos de Informação e Informática (SISP) e prevê a necessidade de, por ocasião do planejamento da contratação, ser elaborado documento que contenha a descrição, a análise e o tratamento de riscos e ameaças que possam vir a comprometer o sucesso em todas as fases da contratação. Trata-se da análise de riscos.

Além da análise de riscos, a norma também orienta como atividade inerente ao planejamento dessas contratações a elaboração de um plano de sustentação, de modo a reunir em um único documento todas as ações necessárias para garantir a continuidade do negócio durante e após a implantação da solução de tecnologia da informação ou por ocasião do encerramento do contrato.

Assim, uma vez identificado que a transição contratual constitui risco capaz de comprometer a continuidade do negócio, cumpre à Administração prever no plano de sustentação as regras para a transição contratual e o encerramento do contrato para assegurar a continuidade da atividade sem prejuízo para a Administração.

Do ponto de vista jurídico, entre as principais ações a serem contempladas no planejamento da transição contratual, incluem-se a disciplina acerca da forma de transferência dos direitos inerentes ao objeto contratual executado e do conhecimento tecnológico para a Administração tomadora do serviço e para a nova contratada, bem como as regras para a transferência final de conhecimentos sobre a execução e a manutenção da solução de tecnologia da informação.

Num primeiro momento, cumpre à Administração contratante assegurar para si todos os direitos. Para tanto, o edital e a minuta do contrato devem prever cláusula que estabeleça à contratante:

a) o direito de propriedade intelectual dos produtos desenvolvidos, inclusive sobre as eventuais adequações e atualizações que vierem a ser realizadas, logo após o recebimento de cada parcela, de forma permanente, permitindo à contratante distribuir, alterar e utilizar os mesmos sem limitações; e

b) os direitos autorais da solução, do projeto, de suas especificações técnicas, da documentação produzida e congêneres, e de todos os demais produtos gerados na execução do contrato, inclusive aqueles produzidos por terceiros subcontratados, ficando proibida a sua utilização sem que exista autorização expressa da contratante, sob pena de multa, sem prejuízo das sanções civis e penais cabíveis.

Além da transferência dos direitos, a minuta contratual deve indicar com precisão, como obrigação da contratada, quais documentos e dados, em que prazo e de que forma, devem ser entregues à Administração e à nova empresa que a substituirá na execução do ajuste, a exemplo do código-fonte comentado, do memorial descritivo, das especificações funcionais internas, dos diagramas, dos fluxogramas e outros dados técnicos necessários à absorção da tecnologia. Essa disciplina deve ser suficiente para assegurar que todo o conhecimento de arquitetura e operação da infraestrutura e dos sistemas do contrato seja adequadamente transferido para as equipes da Administração e da nova contratada.

Por fim, a Administração também deve designar um agente responsável para fazer a contratada cumprir todas essas obrigações.

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