De acordo com a Lei nº 8.666/93, a Administração pode exigir “balanço patrimonial e demonstrações contábeis do último exercício social, já exigíveis e apresentados na forma da lei, que comprovem a boa situação financeira da empresa, vedada a sua substituição por balancetes ou balanços provisórios, podendo ser atualizados por índices oficiais quando encerrado há mais de 3 (três) meses da data de apresentação da proposta” (art. 31, I – destacamos).

Para as empresas que não estão submetidas ao regime de Escrituração Contábil Digital (ECD), a regra indica que, a partir de 1º de maio do corrente ano, já se torna devida a apresentação do balanço patrimonial referente ao exercício de 2020, devidamente registrado na entidade competente (no caso das sociedades anônimas, na Junta Comercial). É o que se depreende do Código Civil e da Lei nº 6.404/1976. Isso porque, atualmente, não há normatização vigente que respalde a dilação dos prazos legais para a realização da assembleia que aprova as demonstrações contábeis das empresas e para o correspondente registro na Junta Comercial em relação ao exercício de 2020.

Embora haja projetos de lei tratando sobre o assunto (Vide https://www25.senado.leg.br/web/atividade/materias/-/materia/146699 e https://www.camara.leg.br/proposicoesWeb/prop_mostrarintegra?codteor=1982349), não houve a aprovação de texto similar àquele extraído da Medida Provisória nº 931/2020, posteriormente convertida na Lei nº 14.030/2020, que dilatava os prazos das obrigações contábeis referentes ao exercício de 2019. 

Já em relação às empresas submetidas ao ECD, o prazo para envio do balanço 2020 no SPED foi prorrogado nos termos da Instrução Normativa nº 2023/2021 da Receita Federal do Brasil: “Art. 1º O prazo final para transmissão da Escrituração Contábil Digital (ECD) previsto no art. 5º da Instrução Normativa RFB nº 2.003, de 18 de janeiro de 2021, referente ao ano-calendário de 2020, fica prorrogado, em caráter excepcional, para o último dia útil do mês de julho de 2021.” (Grifamos.)

Embora possa haver entendimento no sentido de que normas referentes ao envio da ECD não teriam o condão de elastecer os prazos definidos pela legislação societária quanto à apresentação do balanço patrimonial, de modo que, mesmo as empresas obrigadas ao SPED, deveriam observar a data de 30/04, a questão comporta ampla margem para discussão. 

O Tribunal de Contas da União, no julgamento do Acórdão nº 119/2016 – Plenário, por exemplo, entendeu ser possível reconhecer efeito à disciplina constante da IN RFB nº 1.420/13 (cuja matéria é atualmente disciplinada na IN RFB nº 2023/2021) e, por essa razão, o ideal seria fazer constar no instrumento convocatório da licitação a data a partir da qual se faria exigível o balanço patrimonial relativo ao último exercício social. 

Portanto, considerando que não há, atualmente, norma similar àquela prevista na Lei nº 14.030/2020, em princípio as empresas que não são submetidas à ECD já estão obrigadas a apresentar o balanço patrimonial referente ao exercício de 2020.

Por outro lado, considerando a dilação dos prazos para envio dos balanços via SPED pela IN RFB nº 2023/2021, é possível entender como válido o balanço patrimonial de 2019 apresentado por empresas submetidas à ECD. Isso porque, estas empresas passaram a ter um prazo maior para a adoção de todas as providências necessárias para a regular obtenção do balanço patrimonial relativo ao exercício financeiro anterior (2020). Como o prazo normativo ainda não se exauriu, o balanço de 2020 ainda “não é exigível na forma da lei”, podendo ser aceito o balanço de 2019 para as empresas que ainda não enviaram o balanço do exercício imediatamente anterior via SPED. 

Agora, apesar da prorrogação dos prazos, pode a empresa já ter providenciado o balanço de 2020, tendo realizado a assembleia e promovido o seu envio via SPED. Sendo esse o caso, caberá à Administração avaliar a saúde financeira da licitante considerando este balanço, de 2020. Até porque retrata a documentação que está mais próxima da realidade atual da empresa.