É válido recordar que, conceitualmente, a adoção do registro de preços tem cabimento para atendimento daquelas situações marcadas pela imprevisibilidade, seja no que tange ao quantitativo e/ou ao momento em que se farão necessárias as efetivas contratações.

Como bem se sabe, o § 4º do art. 15 da Lei nº 8.666/1993 estabelece que a “existência de preços registrados não obriga a Administração a firmar as contratações que deles poderão advir”. Sendo assim, o sistema de registro de preços permite que a Administração, na medida em que sua demanda surge, convoque o particular para celebrar as contratações na exata medida do seu interesse.

Considerando que as situações que usualmente conduzem à adoção do sistema de registro de preços são marcadas pela imprevisibilidade quanto ao momento e/ou ao quantitativo a ser consumido, tem-se que a regra é que não haja indicação do quantitativo mínimo do objeto a ser adquirido pela Administração.

Contudo, é preciso destacar que essas características do sistema de registro de preços não autorizam a definição aleatória do quantitativo do objeto que será registrado em ata. Embora imprevisível o quantitativo exato, o art. 9º, inciso II, do Decreto nº 7.892/2013 exige a definição, no edital de licitação, da “estimativa de quantidades a serem adquiridas pelo órgão gerenciador e órgãos participantes”.

Dessa forma, o edital deve indicar a “estimativa de quantidades a serem adquiridas pelo órgão gerenciador e órgão participantes”, não sendo obrigatória a fixação em edital e em ata de registro de preços do quantitativo mínimo a ser adquirido a cada contratação celebrada pela Administração.

A fixação de um quantitativo mínimo a ser demandado em cada contratação decorrente da ata poderia restringir a faculdade conferida pelo § 4º do art. 15 da Lei nº 8.666/1993, segundo a qual a Administração pode solicitar a quantidade adequada para o atendimento de sua necessidade, conforme verificado no momento da contratação.

Imagine-se, por exemplo, que o edital tivesse fixado o quantitativo mínimo de 100 unidades para cada contratação do objeto registrado em ata, mas a necessidade da Administração requer a contratação de apenas 60 unidades. Nesse caso, a Administração não poderia realizar a contratação no momento pretendido, tendo que aguardar surgir a necessidade de mais 40 unidades para efetivar a contratação mediante utilização do registro ou instaurar uma licitação específica para viabilizar a contratação.

Em que pese a regra se forme no sentido de não se exigir a fixação de quantitativo mínimo a ser demandado a cada contratação, a depender do objeto, em razão de sua natureza e a fim de resguardar o melhor aproveitamento da economia de escala, a adoção dessa prática pode ser recomendada. É o caso, por exemplo, da prestação de serviços gráficos. Nesse caso específico, uma licitação para registro de preços sem a definição de quantitativos mínimos a serem observados em cada contratação pode resultar em pouca competitividade ou na apresentação de propostas com valores muito elevados.

Enfrentada a questão sob esse enfoque, concluímos não ser necessário prever no edital de licitação para registro de preços o quantitativo mínimo a ser demandado em cada contratação decorrente da ata. Não obstante, a depender do objeto, essa pode ser uma prática interessante para resguardar o melhor aproveitamento da economia de escala.