A fase interna é a etapa mais importante do processo da contratação pública. Nela, a Administração realiza o planejamento da contratação, de modo a identificar sua necessidade e definir a solução mais adequada para satisfazê-la.

Para tanto, a melhor maneira de a Administração definir o objeto da contratação é realizar uma ampla pesquisa de mercado, o que possibilitará conhecer com exatidão as soluções disponibilizadas pelo setor privado e, a partir disso, estabelecer a melhor relação custo x benefício.

Não existe um procedimento previsto em lei que detalhe o modo pelo qual a pesquisa de mercado deve ser realizada. Isso significa que, como regra, todo e qualquer meio lícito e possível poderá ser empregado para tal fim. Entre eles, surge a alternativa de agendar reuniões com representantes de empresas do ramo do objeto pretendido.

Essas reuniões possibilitarão à Administração obter todas as informações necessárias e conhecer melhor o conjunto de soluções disponíveis no mercado. Assim, ninguém melhor do que o próprio fornecedor para informar as potencialidades do seu produto ou serviço, quando for o caso.

Contudo, se esse procedimento não for conduzido de maneira adequada poderá conflitar com princípios de primeira ordem, a exemplo da isonomia, impessoalidade e moralidade. Para evitar quaisquer espécies de vícios, a adoção de algumas cautelas se faz recomendável com relação à realização e à condução dessas reuniões.

A primeira delas refere-se à necessidade de convidar o maior número possível (se não todos) de fornecedores. Com tal medida, a Administração evita eventuais cogitações de favorecimentos, na medida em que possibilita a todo e qualquer interessado participar e se manifestar acerca da necessidade da Administração e da solução de que dispõe para satisfazê-la.

A segunda diz respeito a conferir o máximo de publicidade e transparência à reunião, de sorte a permitir o exercício do controle, inclusive membros da sociedade civil. Dessa forma, nas situações que envolverem investimentos de maior expressão, a audiência pública pode ser uma alternativa interessante, já que, por meio de convocação, fica facultada a participação de todos os interessados. Nas situações de contratos menos expressivos, em que não se justifique a realização de uma audiência pública, mostra-se salutar que a Administração deve tomar o cuidado de reduzir a termo o teor da reunião e anexar esse documento, devidamente assinado pelos participantes da reunião, nos autos do processo administrativo da contratação.

Em suma, não se visualiza qualquer impedimento capaz de obstar que a Administração se reúna com representantes de empresas privadas para conhecer detalhes dos produtos e serviços disponíveis no mercado. Deve-se apenas, ter cuidado para que essas reuniões sejam conduzidas à luz dos princípios que regem o exercício da função pública, ou seja, de forma transparente, impessoal e isonômica, sem gerar qualquer benefício ou vantagem indevida aos participantes.