Hoje, irei tratar da formalização da necessidade. No entanto, antes de abordar esse assunto, é preciso dizer que a identificação da necessidade é determinante para a obtenção da melhor relação benefício-custo possível numa contratação. A compreensão da questão é bem simples. O encargo (objeto) é definido com base na necessidade, e o preço é fixado pelo licitante de acordo com o encargo a ser suportado na execução do contrato. Ora, se é assim, o que determina a melhor relação benefício-custo é a necessidade, e não outra condição.

A necessidade tem de ser formalizada por escrito. No documento que materializa a necessidade, é indispensável a devida individualização do problema que justifica a deflagração do processo de contratação, bem como a indicação de todas as peculiaridades e condições que o caracterizam e os objetivos que se pretende atingir com a contratação.

O documento em que é materializada a necessidade tanto pode ser denominado de termo de referência quanto de requisição. O termo “requisição” é a denominação mais tradicional utilizada para materializar a necessidade. Mas, é certo que a expressão “termo de referência” é a que, atualmente, tem sido mais largamente utilizada pela Administração, principalmente a federal. Particularmente, preferimos a expressão “termo de referência”.

Aos que desejarem conhecer melhor minhas ideias sobre termo de referência, indico a leitura de um estudo amplo que realizei sobre o assunto, publicado na Revista Zênite de Licitação e Contratos – ILC, maio 2010. No referido estudo respondo, entre outras, as seguintes perguntas: o que se entende por termo de referência e o que ele deve conter? Quando surgiu a expressão? Quais as regras que o regulam, isto é, qual o seu regime jurídico? Quando ele deve ser elaborado? Quem deve elaborar o termo de referência? Por que ele é um dos mais importantes instrumentos do planejamento de qualquer contratação? Por que é inadequada a disciplina prevista na IN nº 02/08 sobre termo de referência? Qual a diferença entre requisição, termo de referência e projeto básico? O termo de referência só é necessário quando a modalidade for o pregão?

Identificada e devidamente formalizada a necessidade, o próximo passo é definir a solução, especificar o objeto e também fixar todas as obrigações que integrarão o encargo.